Vedení účetnictví: co obnáší, co zůstává na firmě a jak vybrat účetní
Vést účetnictví znamená zapisovat každou hospodářskou operaci firmy na základě dokladu, průběžně ji účtovat a jednou ročně z toho sestavit účetní závěrku. Pro s.r.o. je to povinnost ode dne vzniku až do zániku, živnostníka se týká jen za zákonných podmínek. Níže najdete, co vedení účetnictví obnáší během roku, co musí firma zajistit i s externí účetní a podle čeho účetní vybrat. Pravidla platí k září 2026.
Co znamená vést účetnictví
Vést účetnictví znamená zachytit všechny účetní případy podvojnými zápisy v období, se kterým věcně a časově souvisejí (§ 3 odst. 1 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví). Každá operace se zapisuje nejméně na dva účty, stejnou částkou na stranu Má dáti a na stranu Dal — odtud název podvojné účetnictví. Bilanční se mu říká podle bilance neboli rozvahy (§ 18 odst. 1).
Na rozdíl od daňové evidence se v účetnictví sledují náklady a výnosy bez ohledu na to, kdy byly zaplacené (§ 3 odst. 1). Faktura za práci odvedenou v prosinci proto patří do výnosů prosince, i když zákazník zaplatí v lednu.
Účetnictví stojí na čtyřech věcech:
- účetních dokladech se zákonnými náležitostmi — mimo jiné co se stalo a s kým, částka, datum a podpisový záznam odpovědných osob (§ 11 odst. 1),
- účetních knihách — deníku se zápisy podle času, hlavní knize se zápisy podle věcného obsahu a knihách analytických a podrozvahových účtů (§ 13 odst. 1),
- inventarizaci, která zjišťuje skutečný stav majetku a závazků a ověřuje, zda odpovídá účetnictví (§ 29 odst. 1),
- účetní závěrce — rozvaze, výkazu zisku a ztráty a příloze; střední a velké obchodní společnosti přidávají přehled o peněžních tocích a o změnách vlastního kapitálu (§ 18 odst. 1 a 2).
Kdo účetnictví vést musí
Každá právnická osoba se sídlem v Česku vede účetnictví ode dne vzniku do dne zániku — i když zatím nemá žádné tržby (§ 1 odst. 2 písm. a) a § 4 odst. 1). U s.r.o. je dnem vzniku den zápisu do obchodního rejstříku (§ 126 odst. 1 občanského zákoníku). Živnostník účtuje mimo jiné tehdy, když je zapsaný v obchodním rejstříku, když se tak sám rozhodl, nebo když jeho obrat podle zákona o DPH (včetně osvobozených plnění) přesáhne za kalendářní rok 25 000 000 Kč — v posledním případě ale až od druhého roku po překročení: při obratu přes limit v roce 2026 vede účetnictví od 1. ledna 2028 (§ 1 odst. 2 písm. d) až f) a § 4 odst. 3). Ostatní vedou daňovou evidenci, uplatňují výdaje procentem z příjmů, nebo jsou v paušálním režimu.
Co vedení účetnictví obnáší během roku
Účetnictví má tři rytmy: průběžnou práci s doklady, měsíční nebo čtvrtletní hlášení a roční uzávěrku. Přehled pro s.r.o., která je plátcem DPH a zaměstnává lidi:
| Co | Kdy | Kam | Podle |
|---|---|---|---|
| Doklady a jejich zaúčtování | průběžně: doklad bez zbytečného odkladu, zápis po jeho vyhotovení | účetní knihy firmy | § 11 odst. 2, § 12 odst. 2 ZoÚ |
| Přiznání k DPH | do 25 dnů po skončení měsíce, u čtvrtletního plátce po skončení čtvrtletí; podává se i nulové | finanční úřad | § 99, § 99a a § 101 odst. 3 ZDPH, § 136 odst. 4 DŘ |
| Kontrolní hlášení | právnická osoba za kalendářní měsíc do 25 dnů, i když DPH přiznává čtvrtletně — pokud měla plnění, která se do hlášení uvádějí | finanční úřad | § 101c a 101e ZDPH |
| Mzdy, pojistné a hlášení za zaměstnance | každý měsíc | ČSSZ, zdravotní pojišťovny, finanční úřad | viz článek Zpracování mezd |
| Zálohy na daň z příjmů | podle poslední známé daňové povinnosti: nad 30 000 Kč dvě zálohy (15. 6. a 15. 12.), nad 150 000 Kč čtyři (15. 3., 15. 6., 15. 9. a 15. 12.) — u kalendářního roku | finanční úřad | § 38a ZDP, viz článek Zálohy na daň z příjmů |
| Inventarizace | k rozvahovému dni; inventuru lze začít nejdříve 4 měsíce před ním a skončit nejpozději 2 měsíce po něm | ve firmě | § 29, § 30 odst. 6 ZoÚ |
| Účetní závěrka | sestavuje se k rozvahovému dni (u kalendářního roku k 31. 12.); hotová musí být včas pro přiznání k dani z příjmů, které vychází z jejího výsledku hospodaření | podpis jednatele | § 18, § 19 odst. 1 ZoÚ, § 23 odst. 2 písm. a) ZDP |
| Přiznání a daň z příjmů | do 3 měsíců po skončení zdaňovacího období; kdo do té doby nepodá, může podat elektronicky do 4 měsíců, a když pak podává daňový poradce nebo advokát, do 6 měsíců; při povinném auditu vždy 6 měsíců — daň je splatná poslední den lhůty, která se na firmu skutečně vztahuje | finanční úřad | § 135 odst. 3, § 136 odst. 1 a 2 DŘ |
| Projednání a schválení řádné závěrky | projednat do 6 měsíců od konce účetního období | valná hromada, v jednočlenné s.r.o. jediný společník | § 181 odst. 2, § 190 odst. 2 písm. g), § 12 odst. 1 ZOK |
| Zveřejnění závěrky | po schválení bez zbytečného odkladu, s povinným auditem do 30 dnů od ověření a schválení; nejpozději do 12 měsíců od rozvahového dne, i když schválena nebyla (s touto informací); malá a mikro s.r.o. bez povinného auditu nemusí zveřejnit výkaz zisku a ztráty | sbírka listin | § 21a odst. 2, 3, 4 a 9 ZoÚ, § 72 odst. 1 zákona č. 304/2013 Sb. |
ZoÚ = zákon o účetnictví, ZDPH = zákon o DPH, ZDP = zákon o daních z příjmů, DŘ = daňový řád, ZOK = zákon o obchodních korporacích.
Za rok 2026 to pro s.r.o. s kalendářním účetním obdobím znamená: základní lhůta pro přiznání k dani z příjmů je čtvrtek 1. dubna 2027. Kdo ho do té doby nepodá, může ho podat elektronicky do pondělí 3. května 2027 — 1. květen připadá na sobotu a svátek (§ 33 odst. 4); s.r.o. ostatně podává elektronicky vždy, protože má ze zákona datovou schránku (§ 72 odst. 6 daňového řádu). Když přiznání po 1. dubnu podá daňový poradce nebo advokát, platí 1. července 2027. Pozor na splatnost: daň je splatná poslední den lhůty, která se na firmu skutečně vztahuje (§ 135 odst. 3) — kdo přiznání podá v březnu, platí do 1. dubna. S.r.o. s povinným auditem má lhůtu i splatnost 1. července 2027 bez ohledu na to, kdo přiznání podává. Závěrku je třeba projednat do konce června 2027 a po schválení ji firma bez zbytečného odkladu uloží do sbírky listin — nejpozději do konce roku 2027, i kdyby schválena nebyla (§ 21a odst. 2 a 4 zákona o účetnictví, § 72 odst. 1 zákona o veřejných rejstřících).
Deset povinností, většina s pevným termínem, a všechny stojí na dokladech, které musí dorazit včas. U klientů, kterým vedeme účetnictví, tyhle termíny hlídáme a připomínáme.
Co zůstává na firmě, i když má externí účetní
Externí účetní účetnictví vede, odpovědnost za něj ale zůstává firmě — pověřením jiné osoby se účetní jednotka odpovědnosti nezbavuje (§ 5 odst. 2 zákona o účetnictví). U s.r.o. zajišťuje řádné vedení účetnictví jednatel (§ 196 zákona o obchodních korporacích). Funkci musí vykonávat s péčí řádného hospodáře, a pokud firmě porušením povinností způsobí škodu a nenahradí ji, ručí v tomto rozsahu věřitelům firmy za její dluhy, když se na firmě nedomohou plnění (§ 159 odst. 1 a 3 občanského zákoníku).
Co hrozí, když účetnictví nebo termíny nefungují:
| Porušení | Sankce | Podle |
|---|---|---|
| Firma nevede účetnictví nebo nesestaví účetní závěrku | pokuta až 6 % hodnoty aktiv celkem | § 37a odst. 1 a 4 ZoÚ |
| Účetnictví vedené v rozporu se zákonem, nezveřejněná závěrka, neuschované záznamy | pokuta až 3 % hodnoty aktiv celkem | § 37a odst. 1 a 4 ZoÚ |
| Kontrolní hlášení podané pozdě | bez výzvy 1 000 Kč, v náhradní lhůtě po výzvě 10 000 Kč — první prodlení každého z těchto druhů v roce se netrestá; nepodané ani na výzvu 30 000 nebo 50 000 Kč podle druhu výzvy; pevné pokuty 10 000, 30 000 a 50 000 Kč mají fyzické osoby, čtvrtletní plátci a s.r.o. s jediným společníkem–fyzickou osobou poloviční; kdo nesplněním povinností správu daně závažně ztěžuje nebo maří, riskuje pokutu až 500 000 Kč | § 101h a 101j ZDPH |
| Přiznání podané o víc než 5 pracovních dnů později | 0,05 % daně nebo daňového odpočtu, u daňové ztráty 0,01 %, za každý den prodlení, nejvýše 5 % a 300 000 Kč; pod 1 000 Kč se nepředepisuje; při podání do 30 dnů je poloviční, pokud úřad firmě v tom roce nezjistil jiné opožděné daňové tvrzení (přiznání, hlášení k dani nebo vyúčtování); když přiznání nepodá vůbec, 5 % a nejméně 500 Kč | § 250 DŘ |
| Daň doměřená finančním úřadem | penále 20 % z částky, o kterou úřad daň zvýšil nebo odpočet snížil, a 1 % z částky, o kterou snížil daňovou ztrátu; z daně přiznané v přípustném dodatečném přiznání nevzniká | § 251 DŘ |
| Daň zaplacená po splatnosti | úrok z prodlení od čtvrtého dne po splatnosti do zaplacení, ve výši podle občanského zákoníku; do 1 000 Kč za zdaňovací období se nepředepisuje | § 251a odst. 2, § 252 DŘ |
| Listiny nedodané do sbírky listin ani na výzvu rejstříkového soudu | pořádková pokuta až 100 000 Kč; při opakovaném neplnění nebo neplnění se závažnými důsledky pro třetí osoby může soud po upozornění a marné lhůtě zahájit řízení o zrušení firmy s likvidací; když firma nepředloží závěrky za dvě po sobě jdoucí období a výzvu soudu jí nejde doručit, zahájí soud řízení o jejím zrušení — a nevyjde-li najevo, že majetek stačí aspoň na náklady likvidace, zruší ji bez likvidace | § 104, 105 a 105a zákona č. 304/2013 Sb. |
| Úmyslné nevedení účetnictví, nepravdivé údaje nebo zničení či zatajení záznamů, které ohrozí majetková práva jiného nebo včasné a řádné vyměření daně; úmyslné neuložení listiny do sbírky listin, které jiného ohrozí nebo omezí na právech | odnětí svobody až na dva roky nebo zákaz činnosti; při značné škodě jeden až pět let, při škodě velkého rozsahu dva až osm let | § 254 odst. 1 až 4 a § 13 odst. 2 trestního zákoníku |
Účetní za vás hodně udělá, tohle ale musí přijít od vás:
- doklady včas a kompletní — vydané i přijaté faktury, výpisy ze všech firemních účtů, pokladní doklady a účtenky, platby kartou, smlouvy s finančním dopadem a podklady ke mzdám,
- inventura — zajistit, aby se fyzicky zjistil stav zásob, hotovosti a dalšího hmotného majetku (vlastními lidmi, nebo přes toho, koho tím pověříte), doložit pohledávky, dluhy a zůstatky na účtech a vše zapsat do podepsaných inventurních soupisů (§ 30 odst. 1 a 7),
- podpis účetní závěrky — připraví ji účetní, podpisový záznam k ní ale připojuje statutární orgán, u s.r.o. jednatel (§ 18 odst. 3),
- valná hromada — svolává ji jednatel alespoň jednou za účetní období a řádnou závěrku musí projednat do šesti měsíců od jeho konce (§ 181 ZOK); v jednočlenné s.r.o. rozhoduje místo ní jediný společník (§ 12 odst. 1 ZOK).
Zákon chce doklady vyhotovovat bez zbytečného odkladu a účtovat průběžně (§ 11 odst. 2 a § 12 odst. 2). Osvědčuje se domluvit s účetní pevný den v měsíci, do kdy doklady za předchozí měsíc dorazí — čím později dorazí, tím později máte čísla i přehled o DPH.
Sám, vlastní účetní, nebo externí?
Kdo účetnictví povede, si firma volí sama: může ho vést vlastními silami, nebo jeho vedením pověřit jinou fyzickou či právnickou osobu (§ 5 odst. 1 zákona o účetnictví). Každá cesta má svou cenu:
- sám nebo jednatel — nejlevnější v penězích, nejdražší v čase; sledování změn předpisů i termínů zůstává na vás a nikdo vás nezastoupí,
- zaměstnaná účetní — máte ji po ruce, ale platíte mzdu, odvody, vybavení a vzdělávání a při její nemoci nebo odchodu agenda stojí,
- externí účetní nebo kancelář — platíte za rozsah služby, zastupitelnost a sledování změn řeší dodavatel; na vás zůstává spolehlivé předávání dokladů.
Z naší zkušenosti se vlastní účetní vyplatí až tam, kde je práce na plný úvazek.
Jak vybrat externí účetní
Než účetnictví někomu svěříte, ověřte si oprávnění, pojištění, zastupitelnost a to, jak budete předávat doklady a vidět čísla.
- Oprávnění. Kdo vede účetnictví jiným jako podnikání, potřebuje vázanou živnost „Činnost účetních poradců, vedení účetnictví, vedení daňové evidence" s odbornou způsobilostí podle přílohy č. 2 živnostenského zákona (§ 19 písm. b) a § 24); ověříte ji ve veřejném Registru živnostenského podnikání. Činnost daňových poradců a auditorů živností není, řídí se jejich vlastními zákony (§ 3 odst. 2 písm. e) živnostenského zákona) — ty ověříte v seznamech jejich komor.
- Pojištění. Zeptejte se, jestli je kancelář pojištěná pro případ chyby, do jaké částky a jestli pojištění kryje i chyby v daňových přiznáních. Sankce totiž úřad vyměří vaší firmě; po účetní pak můžete chtít náhradu škody, pokud porušila povinnost ze smlouvy (§ 2913 občanského zákoníku) — a pojištění zvyšuje šanci, že ji opravdu dostanete.
- Zastupitelnost. Kdo převezme vaši agendu, když účetní onemocní nebo odejde?
- Doklady a čísla. Elektronicky, přes aplikaci, nebo papírově — a uvidíte do účetnictví průběžně, ne jen jednou za rok?
- Smlouva. Měla by jasně říkat rozsah služeb, termíny předávání dokladů a kdo podává přiznání a hlášení.
- Zastupování. Na základě plné moci může účetní jednat s finančním úřadem za vás (§ 27 daňového řádu). Šest měsíců na přiznání k dani z příjmů dává zákon vždy při povinném auditu; když ho podává daňový poradce nebo advokát, jen pokud přiznání nebylo podáno do 3 měsíců (§ 136 odst. 2 písm. b) a § 29 odst. 2).
U nás máte stálou účetní, která vaši firmu zná, a zastupitelnost v týmu. Doklady nám posíláte elektronicky a na přání vám zřídíme i vzdálený přístup do účetnictví.
Jak dlouho uchovávat účetní záznamy
Účetní doklady a knihy se podle zákona o účetnictví uchovávají 5 let a účetní závěrka 10 let; daňové a mzdové předpisy chtějí u některých záznamů déle.
| Co | Jak dlouho | Podle |
|---|---|---|
| Účetní závěrka a výroční zpráva | 10 let od konce účetního období, kterého se týkají | § 31 odst. 2 písm. a) ZoÚ |
| Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh | 5 let od konce účetního období, kterého se týkají | § 31 odst. 2 písm. b) ZoÚ |
| Daňové doklady k DPH | 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo | § 35 odst. 2 ZDPH |
| Mzdové listy a záznamy pro důchodové pojištění | 45 kalendářních roků po roce, kterého se týkají; u poživatelů starobního důchodu 10 let | § 35a odst. 4 písm. c) zákona č. 582/1991 Sb. |
Lhůta pro stanovení daně činí 3 roky, některými úkony se ale prodlužuje nebo začíná běžet znovu a zpravidla končí nejpozději po 10 letech od svého počátku (§ 148 daňového řádu). Záznamy, které použijete i pro daňové řízení, proto uchovávejte i po pěti letech tak dlouho, jak to jejich použití vyžaduje — typicky dokud běží lhůta pro stanovení daně (§ 32 odst. 1 zákona o účetnictví). Doklady k pohledávkám a dluhům, které nejsou vyrovnané ani po uplynutí těchto pěti let, se uchovávají do konce účetního období, které následuje po jejich vyrovnání (§ 32 odst. 3).
Chystají se změny
Na pravidlech v tomto článku se zatím nic nemění. Nový zákon o účetnictví je stále jen návrh (sněmovní tisk 63, navrhovaná účinnost od 1. ledna 2028) a novela ze sněmovního tisku 279 míří hlavně na zprávy o udržitelnosti velkých firem — s obratem nad 11 miliard Kč a zároveň víc než 1 000 zaměstnanci (stav podle psp.cz k 11. září 2026).
Časté otázky
Může si jednatel vést účetnictví s.r.o. sám? Ano. Firma si účetnictví může vést sama, nebo jeho vedením pověřit jiného (§ 5 odst. 1 zákona o účetnictví); živnostenské oprávnění potřebuje až ten, kdo účetnictví vede jako podnikání pro jiné. Řádné vedení účetnictví musí jednatel zajistit v obou případech (§ 196 ZOK).
Kdo zaplatí pokutu, když udělá chybu účetní? Vůči úřadům firma: pověřením účetní se odpovědnosti nezbavuje (§ 5 odst. 2 zákona o účetnictví) a účetní pokuty (§ 37a) i penále a úrok z prodlení (§ 251 a 252 daňového řádu) jdou za ní. Za škodu, kterou firmě způsobí porušením svých povinností ze smlouvy, odpovídá externí účetní (§ 2913 občanského zákoníku) — proto se vyplatí vědět, jak je pojištěná. U vlastní zaměstnankyně se odpovědnost řídí zákoníkem práce: firma jí musí prokázat zavinění a náhrada škody z nedbalosti je omezená čtyřapůlnásobkem jejího průměrného měsíčního výdělku (§ 250 odst. 3 a § 257 odst. 2 zákoníku práce).
Co je bilanční účetnictví? Hovorový název pro účetnictví, které vedou firmy — podle rozvahy neboli bilance, kterou z něj na konci účetního období sestavují (§ 18 odst. 1). Totéž znamená podvojné účetnictví: každý případ se zapisuje nejméně na dva účty.
V praxi rozhoduje pravidelnost: doklady průběžně, termíny podle kalendáře a jednou ročně závěrka. Jak u nás funguje externí vedení účetnictví, najdete na stránce služby.
Máte k tomuto tématu dotaz?
Vyplňte formulář nebo nám rovnou zavolejte +420 732 143 732
Další podobné články
Podnikatelé
Zaměstnavatelé
OSVČ
